Tin Công Nghệ

Thủ thuật chuyển đổi số sang chữ trong Excel

227 Views
Công việc của bạn cần phải sử dụng nhiều đến excel, hay cụ thể là liên quan đến con số, lập bảng tính lương hay tính toán thu chi thì việc chuyển đổi số sang chữ tự động vô cùng hữu ích, sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán.

Nếu bạn đang là một nhân viên kế toán hay là một nhân viên kinh doanh hoặc là một thủ quỹ, người bán hàng…. thì việc tiếp cận và xử lý những con số trong Excel chắc hẳn không phải là việc làm xa lạ gì đối với các bạn nữa đúng không. Và việc chuyển đổi giá trị số sang chữ trong Excel là một trong những công việc luôn luôn song hành và không thể thiếu trong các bảng tính thống kê, quyết toán thu chi, hay lương thưởng…Có thể nhiều người vẫn chưa biết cách chuyển đổi số sang chữ trong excel bạn có thể tham khảo những cách dưới đây.

Chuyển đổi số sang chữ trong excel

1. Chuyển đổi số sang chữ trong excel với công cụ Vntools

 Bạn có thể tiến hành chuyển đổi số thành chữ bằng những phương pháp thủ công nhưng như thế bạn lại mất rất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của mình. Công cụ Vntools sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bạn bạn trong công việc giúp hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả nhất. Vntools là công cụ tích hợp nhiều tính năng chuyên nghiệp như:

- Hỗ trợ cho cả 3 bảng mã Unicode, TCVN3, VNI

- Ngoài Excel ra thì công cụ này còn hỗ trợ cho cả trình soạn thảo văn bản Word tạo nhiều tiện ích cho người dùng

- Đặc biệt công cụ này cong hỗ trợ cho các đơn vị tiền tệ là đồng – xu, Jp – yên, baht và US dollar..

- Công cụ này hỗ trợ tùy biến, thêm bớt các đơn vị tiền tệ mới.

Dưới đây là những bước chuyển đổi số sang chữ với công cụ Vntools

Bước 1: Đầu tiên bạn tải và cài đặt phần mềm Vntools này về máy. Có rất nhiều cách bạn có thể lên mạng tải về những phiên bản đó hoặc copy về máy. Miễn là có Vntools trong máy là có thể làm được.

Bước 2: Sau khi tiến hành cài đặt xong bạn có thể thêm nó bằng cách Add-in trong bảng excel

Bắt đầu nhấn chọn File sau đó chọn mục Options. Để thêm vào trong excel công cụ Vntools bạn thấy ở mục bên trái tại Options bạn vừa mở có chữ Add-ins. Thao tác với Add-ins, trong mục Manage sử dụng lệnh Excel Add-ins và nhấn vào Go để hoàn tất thao tác 

Tiếp theo bạn nhấn chọn Browse trong hộp thoại Add-ins sau đó chọn Go rồi chọn tiếp Ok. Tiếp tục làm các bước tiếp theo bạn mở file trong hộp thoại Browse của Excel để tiến hành cài đặt phần mềm Vntools sau đó nhấn OK

Tại phần Add-ins available bạn tích vào mục NTDTools để chọn cài đặt và hoàn tất bằng cách nhấn Ok. Vậy là bạn đã hoàn thành cài đặt Vntools về máy rồi đấy.

Bước 3: Thực hiện chuyển đổi số thành chữ trong excel

Chuyển đổi số sang chữ trong excel với công cụ Vntools

Bước đầu tiên bạn cần chọn ô mình cần chuyển đổi sang mục Vntools . Nếu bạn chuyển sang tiếng Việt bạn nhấn vào mục đổi thành chữ VN hay bạn có thể đổi số thành EN nếu muốn chuyển thành tiếng anh.

Sau đó bạn tiến hành chuyển ô chữ bằng cách nhấn vào hộp thoại Number to Text (VN) để có thể chọn mục đơn vị chính và đơn vị phụ sau đó đến ô chứa kết quả bấm OK. Vậy là bạn đã hoàn thành cách chuyển đổi số sang chữ một cách nhanh chóng hiệu quả.

Lưu ý: Hiện tại VnTools chỉ hỗ trợ với số có tối đa là 15 chữ số, dịch được tối đa là 2 số lẻ và dịch số âm với dấu (-) tuy nhiên dấu trừ phải được đặt chính xác trước con số mà bạn muốn chuyển đổi. Ngoài ra, một điều quan trọng nữa là phần mềm Vntools này chỉ hỗ trợ cho các bản Excel phiên bản 32bit và nó không làm việc với bản 64bit.

2. Chuyển đổi số sang chữ trong excel với Accounting Helper

Nếu như phần mềm Vntools chỉ có thể chạy cho excel 32 bit thì với Accounting Helper có thể chạy cho cả excel 32 bit và excel 63 bit. Accounting Helper là của công ty Bluesofts phát triển và được tích hợp nhiều tính năng thuận tiện cho người dùng.

Bạn tiến hành cài đặt , các bước cài đặt Accounting Helper tương tự với cài đặt Vntools. Sử dụng Accounting Helper:

Chuyển đổi số sang chữ trong excel với Accounting Helper

- Ta di chuyển chuột đến vị trí mà cần chuyển thành chữ và gõ cú pháp: =VND(ô muốn chuyển số thành chữ) => Enter

- Nếu muốn sử dụng font Vntimes, sử dụng cú pháp như sau: =VND(số ô muốn chuyển,1)

- Nếu sử dụng font VNI, sử dụng cú pháp như sau: =VND(số ô muốn chuyển,2)

- Ngoài ra trong trường hợp có số lẻ, ta có thể sử dụng câu lệnh như sau =VND(ô muốn chuyển,”đồng”,”ảo”,3)

3. Hướng dẫn bạn chuyển đối số sang dạng chữ với Spellnumber VBA Macro

Hướng dẫn bạn chuyển đối số sang dạng chữ với Spellnumber VBA Macro

Ưu điểm lớn nhất của cách này là rất đơn giản, chỉ với 4 bước dưới đây là bạn có thể hoàn thành công việc rồi.

Bước 1: Mở bảng tính mà bạn đang cần chuyển đổi 

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F1 để mở hộp thoại Visual Basic

Bước 3: Trong trường hợp bạn đang mở nhiều bảng tính khác nhau mà vẫn muốn dùng cách này bạn hãy sử dụng những tệp bên trái của trình soạn thảo. Tiếp đến sử dụng nút lệnh Insert để chỉnh sửa rồi trong mục đó chọn Module

Bước 4: Hộp thoại Your Book - Module hiện lên, bạn hãy chọn tất cả những dòng mã bên dưới bảng và dán nó vào trong hộp thoại đó. Cuối cùng bạn bấm Ctrl+S để lưu lại những thao tác vừa làm.

Khi sử dụng Macro bạn cần phải nhập địa chỉ tương ứng vào ô mình vừa chọn. Sau đó có thể ấn file để lấy được địa chỉ yêu cầu. Tiếp đến bạn chỉ cần nhập mã =SpellNumber (A1), ví dụ bạn chọn ô A1. Tiếp theo thực hiện sao chép, di chuyển hàm vừa tạo đến vùng ô dữ liệu cần chuyển dạng số sang chữ.

Tiếp theo nhấn chuột vào địa chỉ ô bạn vừa thực hiện nhập hàm xong, sau đó bạn di chuyển chuột để tạo thành hình chữ thập tại những địa chỉ ô ở cuối. Bạn nhấn và giữ chuột kéo toàn bộ phần dữ liệu bạn đã chuyển. Cuối cùng thả chuột để hoàn tất.

Tuy nhiên khi sử dụng cách này bạn có thể gặp một số khó khăn như lập hàm hay khi gửi dữ liệu qua cho người khác họ sẽ không nhìn thấy dữ liệu này khi bạn thực hiện qua hệ thống này. Nhưng ngược lại nếu bên kia dùng chung hệ thống này với bạn thì sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đây là là một điểm hạn chế rất lớn nếu bạn sử dụng cách này.

Tuy nhiên hình thức nào bạn cũng có những khó khăn nhất định, bạn có thể tham khảo và tìm ra cách phù hợp cho mình.