Tin Công Nghệ

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Miễn Phí

851 Views
Phần mềm quản lý văn bản được coi là giải pháp toàn năng giúp mọi doanh nghiệp, tổ chức cải tổ lại bộ máy hành chính và quản lý tài liệu rườm rà, kém hiệu quả như trước đây.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản 

Khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản, cách bảo quản tài liệu, hình ảnh, văn bản tại doanh nghiệp thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Phương pháp này gây tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí để bảo quản văn bản, tài liệu. 

Tuy nhiên, sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản đã giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn đó. Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp toàn diện giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến tại cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

Xu hướng mới của kỷ nguyên số - áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong nghiệp vụ văn phòng

Trong thời điểm mà xu hướng áp dụng công nghệ được đề cao như hiện nay thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều được khuyến khích. Phần mềm quản lý văn bản là “phao cứu sinh” đắc lực của dân văn phòng giúp cải cách các công việc hành chính. Nó cũng là xu hướng sử dụng của các đơn vị doanh nghiệp, cơ quan tổ chức trong thời buổi hiện nay khi mà ứng dụng của mạng Internet và các thiết bị điện tử ngày càng trở nên phổ biến.

Hiện nay, các văn bản, tài liệu được lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp cũng đang dần được chuyển sang dạng dữ liệu số nhằm giảm tải công việc cho các phòng ban quản lý và thực hiện. Theo xu thế chung, các văn bản, giấy tờ truyền thống cũng đã được gửi đến từng đơn vị, cơ quan dưới dạng số hóa thay vì thư giấy. Chính vì lẽ đó, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là xu hướng tất yếu không thể chuyển dịch.

Tuy nhiên, đa số những phần mềm quản lý văn bản hiện nay đều tồn tại dưới dạng độc lập không tích hợp được với hệ thống phần mềm có sẵn khác và phần mềm quản lỹ văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Điều này gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp sử dụng dụng cùng lúc nhiều phần mềm quản lý khác nhau

Với loại phần mềm quản lý văn bản độc lập thì việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh bên dưới hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Còn đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do đó dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.

Top 3 phần mềm quản lý văn bản free bạn không nên bỏ qua

Phần mềm eBizOffice

Phần mềm eBizOffice

Phần mềm eBizOffice

eBizOffice là một phần mềm quản lý văn bản miễn phí vô cùng ấn tượng và tiện ích tiếp theo chúng tôi muốn giới thiệu chính là phần mềm eBizOffice. Phần mềm này có tính năng hỗ trợ việc lưu trữ quản lý văn bản một cách vô cùng hiệu quả.

Với ưu điểm vượt trội trong việc bảo mật cao, xử lý dữ liệu chính xác phần mềm eBizOffice trở thành một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong những quản đề quản lý văn bản.

Một trong những điểm nổi bật của phần mềm lưu trữ văn bản này khác với các loại phần mềm khác chính là việc người dùng hoàn toàn có thể tra cứu những công văn mình mong muốn dưới nhiều hình thức khác nhau.

Được thiết kế với một giao diện đơn giản, không cầu kì, dễ sử dụng, dễ làm quen, thao tác nhanh gọn, chính xác phần mềm này dần trở thành sự lựa chọn không thể bỏ qua đối với những người làm công việc văn thư lưu trữ văn bản

>> Xem thêm bài viết: Phần mềm quét chữ trên ảnh cho PC và Android

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ Lizard VB Manager

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ Lizard VB Manager

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ Lizard VB Manager

Lizard VB Manager được biết đến là một trong những phẩn mềm quản lý văn bản nội bộ đầu tiên. Phẩn mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager giúp quản lý hiệu quả các tải liệu, hồ sơ tại các cơ quan: sở ban ngành tại các địa phương, trường học, cơ sở y tế, cùng một số đơn vị kinh doanh nhỏ và vừa khác.

Lizard VB Manager là một trong những phần mềm quản lý văn bản được nhiều người tin tưởng lựa chọn nhờ việc được nghiên cứu kỹ lưỡng thiết kế hệ thống quản lý văn bản có thể lưu trữ trong thời gian dài và tích hợp nhiều chức năng đa dạng, hữu ích có thể giúp đỡ công việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ công việc thật hợp lý, khoa học. 

Tuy nhiên, phần mềm quản lý văn bản này ra mắt đã lâu thêm vào đó là việc bị hạn chế về lượng văn bản được lưu trữ nên Lizard VB Manager chỉ phù hợp với những đơn vị vừa và nhỏ sử dụng.

Phần mềm quản lý văn bản DocEye

Phần mềm quản lý văn bản DocEye

Phần mềm quản lý văn bản DocEye

Khác với hai phần mềm ở trên, phần mềm quản lý văn bản DocEye có cả hai bản là miễn phí và trả phí. Nhà phát triển của phẩn mềm này, công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – nhà đi đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam sẽ cung cấp cho người dùng một bản dùng thử miễn phí khi đăng ký trước khi họ quyết định đặt mua phần mềm. Điều này được cho rằng để khách hàng dễ dàng đánh giá hơn khả năng và chất lượng của phần mềm DocEye.

Phần mềm quản lý văn bản DocEye được sáng tạo dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

- Quản lý những thông tin văn bản đã được thu nhận và thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và

- Tối ưu tự động hóa thu thập thông tin, định dạng tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt

- Tập trung và quy trình hóa việc quản lý văn bản, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,

- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc.

- Chia sẻ tài liệu dễ dàng qua môi trường Internet