Tin Công Nghệ

Phần Mềm Quản Lý Hồ Sơ Có Quan Trọng Không?

58 Views
Mỗi ngày doanh nghiệp phải tiếp nhận hàng trăm hồ sơ cần phải xử lý, số lượng hồ sơ ngày càng nhiều theo thời gian gây khó khăn trong công tác quản lý, tìm kiếm, chia sẻ và bảo quản. Đó là lúc doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý hồ sơ.

Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ là một ứng dụng văn phòng giúp quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý hồ sơ là một công cụ văn phòng hữu dụng giúp người dùng quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả. Từ đó tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ là ứng dụng cần thiết mà nhân viên văn thư cần có để thực hiện công việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Phần mềm quản lý hồ sơ có thể được chia ra thành nhiều loại như: phần mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý hồ sơ dự án, phần mềm quản lý hồ sơ điện tử,… 

Thực tế, cũng có những phần mềm đáp ứng được tất cả những nhu cầu quản lý trên. Nó được tích hợp thành những module quản lý riêng trên một hệ thống phần mềm. Với những phần mềm được tích hợp nhiều tính năng như vậy, thông thường hay được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn có quy trình phức tạp và nhiều hồ sơ tài liệu cần quản lý. Đối với những doanh nghiệp nhỏ chỉ có nhu cầu quản lý một loại hồ sơ nhất định thì có thể sử dụng những phần mềm quản lý hồ sơ chuyên biệt phù hợp với mục đích sử dụng.

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ

Phần mềm quản lý hồ sơ xóa bỏ nỗi ám ảnh về văn phòng giấy

Phần mềm quản lý hồ sơ sở hữu nhiều lợi ích tuyệt vời mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua. Bên cạnh việc mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính liên kết giữa các bộ phận, phòng ban; tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí thuê nhân sự và kho lưu trữ. 

Những lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ có thể kể đến như:

-    Cho phép lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của từng bộ phận như: hồ sơ điện tử, hồ sơ dự án, hồ sơ công việc,…
-    Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
-    Bảo mật an toàn nhờ cơ chế phân quyền cho các đối tượng liên quan đến tài liệu
-    Chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ nhanh chóng
-    Chia sẻ thông tin dễ dàng
-    Cho phép phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ;
-    Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf,ps, tif, html, rft, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, gif, jpeg,...)
-    Cho phép người dùng có thể liên kết, copy các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ thống vào hồ sơ;
-    Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ;
-    Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ;
-    Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel,
-    PowerPoint, PDF…

Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với phần mềm quản lý hồ sơ DocEye

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ

-    Hồ sơ của cơ quan, doanh nghiệp bạn được tập hợp trên một hệ thống quản lý, bạn chắc chắn sẽ không phải lo ngại hồ sơ bị hư hỏng hay thất lạc. Điều này đảm bảo cho quá trình làm việc chuyên nghiệp và thuận lợi hơn. 
-    Không phải lo lắng khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, không mất thêm chi phí mở rộng kho lưu trữ và tốn thời gian khi phải tìm kiếm một bộ hồ sơ giữa hàng nghìn hàng vạn bộ hồ sơ khác
-    Kho lưu trữ số: Các hồ sơ cần thiết của đơn vị bạn đều được tổng hợp trên kho lưu trữ số tạo điều kiện cho nhân viên khai thác thông tin dễ dàng hơn. Việc chia sẻ thông tin trên môi trường số cũng trở nên nhanh chóng mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian.
-    Mọi công tác tra cứu, tìm kiếm hồ sơ có thể được giải quyết, thu gọn lại bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính.  Đặc biêt, DocEye còn có cơ chế bảo mật nhiều lớp, phân quyền chi tiết đến từng người dùng đảm bảo an ninh thông tin khi sử dụng.
-    Môi trường làm việc của cơ quan trở nên thông minh và hiện đại là yếu tố quan trọng để khách hàng, đối tác, đánh giá cao và tin tưởng.....