Mỗi ngày, các doanh nghiệp phát sinh hàng trăm văn bản, giấy tờ cần được xử lý. Việc quản lý thông tin các văn bản này gặp nhiều khó khăn nếu không được sắp xếp và phân loại hợp lý. Phần mềm quản lý văn bản đến và đi là công cụ tối ưu nhất hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.
Những rắc rối khi chưa có phần mềm quản lý văn bản đi và đến
Những rắc rối khi chưa có phần mềm quản lý văn bản đi và đến
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức phát hành.
Văn bản đến là các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Tại các đơn vị doanh nghiệp hiện nay, mỗi ngày đều phải tiếp nhận và xử lý hàng trăm loại văn bản đi và đến khác nhau. Việc phân loại, sắp xếp và phân phối lại thông tin gây ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết:
– Mất tài liệu, văn bản: số lượng văn bản đi và đến mà các đơn vị nhận được ngày càng tăng lên đồng nghĩa với việc công tác quản lý ngày càng gặp nhiều khó khăn. Việc làm mất tài liệu rất dễ xảy ra nếu văn bản cứng không được sắp xếp hợp lý trên các tủ, giá, kệ tài liệu.
– Khó kiểm soát: mất nhiều thời gian để lấy được văn bản tài liệu khi cần thiết ảnh hưởng đến việc ra quyết định thậm chí làm mất cơ hội ký kết hợp đồng
– Tốn chi phí: Chi phí quản lý và lưu trữ các văn đi và đến gây tốn kém khi số lượng tài liệu ngày càng tăng lên theo thời gian. Trung bình cứ 10.000 – 12.000 tài liệu lại tiêu tốn đến hơn 30 triệu đồng chi phí lưu trữ của doanh nghiệp mỗi năm
– Tốn thời gian cho việc tìm kiếm: Trung bình mỗi nhân viên phải tốn đến 2 giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu văn bản khi cần đến.
Nỗ lực của doanh nghiệp để giải quyết vấn đề này
Nỗ lực của doanh nghiệp để giải quyết vấn đề này
Nhận thức rõ về những bất cập trong công tác quản lý văn bản đi và đến hiện nay, nhiều đơn vị doanh nghiệp đã bắt đầu có những thay đổi riêng để giải quyết vấn đề mà công tác quản lý truyền thống gây ra.
Nhiều doanh nghiệp đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp…
Các văn bản điện tử giúp việc lưu trữ ngăn nắp hơn và dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản đến và đi là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.
DocEye – Phần mềm quản lý văn bản đến và đi hiệu quả
DocEye – Phần mềm quản lý văn bản đến và đi hiệu quả
DocEye là phần mềm quản lý văn bản điện tử hiện đại tích hợp nhiều tính năng hữu dụng giúp doanh nghiệp quản lý văn bản đến và đi hiệu quả. Những tính năng đặc biệt của DocEye có thể kể đến như:
– Tính năng thu nhận thông tin tài liệu bao gồm: thu nhận phân loại tài liệu, nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu, kiểm tra và chỉnh sửa, lưu trữ
– Tính năng quản lý thông tin tài liệu được thu nhận: quản lý văn bản tài liệu, tìm kiếm tài liệu, quả lý quy trình nghiệp vụ, quản lý kho 3D, bảo mật thông tin,…
Sở hữu nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản lý văn bản đến và đi DocEye mang đến cho người dùng giải pháp quản lý văn bản đi và đến tổng thể hiệu quả:
– Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự. Lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát được số lượng văn bản đi và đến trong ngày cũng như lấy các tài liệu cần thiết nhanh chóng khi cần.
– Tiết kiệm chi phí. Cắt giảm tối đa chi phí quản lý vận hành kho văn bản giấy nhờ các thông tin được lưu trữ và giao nhận thông qua hình thức điện tử
– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Giảm tối đa 40% thời gian tìm kiếm văn bản cho nhân viên so với phương pháp truyền thống trước đây
– Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý hồ sơ thông minh nhất hiện nay
Nhờ có phần mềm quản lý văn ản điện tử DocEye, việc thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến và đi trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.
