Tin Công Nghệ

Công Cụ Giúp Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

92 Views
Quản lý quy trình làm việc tốt là tiền đề để lãnh đạo quản lý doanh nghiệp hiệu quả bởi nó được coi là nền tảng cốt lõi của một doanh nghiệp. Vậy bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đã hoàn thiện? Giải pháp quản lý quy trình làm việc của doanh nghiệp liệu đã giải quyết được những vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải?

Quy trình làm việc là gì? Tại sao quản lý quy trình làm việc lại quan trọng?

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là gì? Tại sao quản lý quy trình làm việc lại quan trọng?

Quy trình làm việc thể hiện cách thức vận hành của bộ máy doanh nghiệp

Quy trình làm việc là bộ quy trình quản lý doanh nghiệp, ở đó thể hiện cách thức vận hành của bộ máy doanh nghiệp. Trong đó tập hợp toàn bộ: nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận được thực hiện theo một thứ tự cố định.
Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều quy trình làm việc khác nhau như: quy trình kinh doanh, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình mua sắm, quy trình quản lý nhân sự, quy trình tuyển dụng,… Tuy nhiên, toàn bộ những quy trình này đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao quản lý quy trình làm việc lại quan trọng?

Quy trình làm việc là thước đo tiêu chuẩn của các doanh nghiệp. Nó giúp nhân viên nắm rõ các công việc cần thực hiện, các bước tiến hành, người thực hiện và kết quả cần đạt. Quy trình làm việc là “đầu mối” giúp nhà quản lý kiểm soát công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng hơn. Từ đó nâng cao hiệu suấ, hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 5 bước tạo lập quy trình làm việc hiệu quả

Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi xây dựng quy trình làm việc

Trao cho nhân viên quyền lực ảo

Nhiều doanh nghiệp thường nói đến việc trao quyền cho nhân viên. Nhưng sự thật, đó chỉ là những “quyền lực ảo” trên danh nghĩa. Thực tế, khi cần quyết định bất cứ một điều gì cho dù là nhỏ nhất thì đều cần phải thông qua rất nhiều bộ phận và các cấp lãnh đạo một cách không cần thiết. 

Việc làm này không chỉ gây nên sự thiếu tin tưởng trong hệ thống mà còn khiến nhân viên cảm thấy họ không được tôn trọng, khiến họ không phát huy được hết nguồn lực cho công việc và cống hiến hết mình cho công ty.

Quy trình phức tạp, cứng nhắc

Quy trình phức tạp, cứng nhắc

Quy trình phức tạp, cứng nhắc khiến nhân viên đau đầu

Cố gắng áp quy trình vào mọi vấn đề dường như là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều đang gặp phải. Việc sử dụng quy trình máy móc, dập khuôn và không có tính linh hoạt đang khiến mọi nỗ lực chuẩn hóa quy trình trở nên vô nghĩa và mọi thứ trở nên khó khăn hơn.

Lấy một ví dụ cụ thể về vấn đề này, chúng ta có thể kể đến như trường hợp nhân viên có một yêu cầu về trình ký gấp cần duyệt ngay lập tức nhưng lãnh đạo phụ trách lại có việc không có mặt ở công ty. Nhân viên không thể chờ đợi đến khi sếp về nhưng lại không có cách nào để được thông qua trình ký. Nếu cứ cứng nhắc thực hiện theo theo quy trình thì sẽ để lỡ mất công việc: họp nhiều nhưng không đúng mục tiêu

Tổ chức các cuộc họp không cần thiết

Tổ chức các cuộc họp không cần thiết

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng 67% các cuộc họp đều không cần thiết và có thể giảm tải.

Họp là một hình thức tương tác khá phổ biến tại doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp còn dành nhiều thời gian cho các cuộc họp để tối ưu và chuẩn hóa các quy trình. Tuy nhiên, không phải lúc nào các cuộc hợp cũng thức sự quan trọng.

Tổ chức các cuộc họp dày đặc sẽ chỉ càng khiến cho chất lượng cuộc họp trở nên kém hiệu quả và lãng phí thời gian làm việc của nhân viên hơn. Theo nghiên cứu, các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng.

Bỏ ngoài tai những góp ý của nhân viên

Quy trình làm việc là khung phân công nhiệm vụ và quy trình được áp dụng đối với toàn bộ nhân sự trong công ty. Và nhân viên là người sẽ sử dụng nó hằng ngày. Chính vì vậy, quy trình làm việc được xây dựng phải giải quyết các vấn đề và mang lại tính liền mạch cho nhân viên trong quá trình sử dụng. 

Bỏ ngoài tai những lời góp ý của nhân viên sẽ khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội hoàn thiện và tối ưu quy trình làm việc của mình. Không những thế, việc không cho nhân viên đóng góp vào quá trình xây dựng khung quy trình làm việc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang dập tắt sáng kiến và không ghi nhận những ý tưởng đóng góp của họ cho công việc. Như vậy, những lần sau khi bạn cần đến những đề xuất, ý tưởng của nhân viên, sẽ chẳng con ai muốn đóng góp nữa.

Công cụ giúp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Công cụ giúp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Công cụ giúp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

DocEye là một phần mềm quản lý quy trình làm việc tuyệt vời dành cho doanh nghiệp. Sở hữu những lợi ích nổi bật như: quản lý tài liệu doanh nghiệp khoa học, tạo lập quy trình làm việc chuyên nghiệp, bảo mật thông tin an toàn, tích hợp bộ tại liệu quản trị doanh nghiệp theo form có sẵn,... DocEye xứng đáng là phần mềm không thể thiếu dành cho khối văn phòng.

Với DocEye, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện đồng bộ trên một nền tảng chung. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo sát hoạt động của nhân sự theo một quy trình thống nhất, từ đó đưa ra các đánh giá về hiệu quả, năng suất làm việc của từng nhân sự. Ngoài ra, các tài liệu của doanh nghiệp cũng được đưa lên hệ thống để quản lý giúp việc tìm kiếm và quản lý hiệu quả, nhanh chóng hơn. DocEye cũng giúp nhân viên có sự làm việc liền mạch, giao nhân công việc, quản lý tốt hơn. 

Đăng ký ngay để được dùng thử miễn phí phần mềm: TẠI ĐÂY