Tin Công Nghệ

6 Ưu Điểm Của Công Cụ Quản Lý Quy Trình Làm Việc

231 Views
Với sự phát triển mạnh mẽ của chuyển đổi số, công cụ quản lý quy trình làm việc giúp giải quyết  mọi vấn đề liên quan đến quy trình làm việc và thực hiện một cách tự động hóa, giúp lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện công việc dễ dàng và hiệu quả.

Tầm quan trọng của quy trình làm việc

Tầm quan trọng của quy trình làm việc

Nhân viên bận rộn có quá nhiều công việc cần giải quyết 

Hầu hết các nhà quản lý cũng như nhân viên của doanh nghiệp ngày nay đang gặp phải các vấn đề

-    Không thể cân bằng giữa việc cá nhân và công việc 
-    Có nhiều công việc phải xử lý mà không biết bắt đầu từ đâu
-    Sắp xếp công việc không hợp lý dẫn đến bỏ sót hoặc quên không làm việc 

Do đó khi có quy trình làm việc cụ thể: lập thời gian biểu, lên danh sách các việc cần làm một cách chi tiết,... giúp các cá nhân trong tổ chức sẽ biết phải thực hiện công việc những bước nào? Làm thế nào? Kết quả cần đạt là gì?

Quy trình làm việc được coi là bộ khung giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Muốn vận hành một cách có hiệu quả doanh nghiệp cần phải xác định và quản lý nhiều hoạt động mật thiết với nhau. 

Nhờ có quy trình làm việc, các nhân viên đã có kinh nghiệm hay nhân viên mới nắm rõ được công việc. Nhà quản lý có thể theo dõi được tiến độ, hiệu quả làm việc của nhân viên để đưa ra hướng điều chỉnh kịp thời. Doanh nghiệp mà có quy trình làm việc vận hành trôi chảy là doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả.

Thế mạnh của công cụ quản lý làm việc  

Thế mạnh của công cụ quản lý làm việc  

Công cụ quản lý quy trình làm việc một cách hiệu quả sẽ như thế nào ?

Ngày nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ trong môi trường số hóa, các doanh nghiệp tích cực chuyển đổi từ hệ thống truyền thống sang hệ thống số hóa và áp dụng các giải pháp phần mềm quản trị trong công tác quản lý doanh nghiệp. Nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tăng trải nghiệm khách hàng và tính cạnh tranh trong thời đại số hóa.

Dưới đây là 6 ưu điểm của công cụ quản lý quy trình làm việc:

Nắm bắt được tiến độ công việc 

Nắm bắt được tiến độ công việc 

Nắm bắt được tiến độ công việc, đánh giá được các nhân viên

Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình công việc là điều hiển nhiên trong doanh nghiệp. Thực hiện công việc này thường xuyên để chắc chắn tính chính xác và đảm bảo hiệu quả công việc một cách tối ưu.Với bộ quản lý quy trình làm việc nhà quản lý có thể theo dõi được tiến độ làm việc của nhân viên, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc công việc, xem mức độ, thời gian hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó có thể nhắc nhở một cách kịp thời.

“Lời nhắc” người trong quy trình không bị lỡ việc

Trong một quy trình làm việc có rất nhiều vấn đề cần phải giải quyết và dẫn tới quên các đầu mục công việc xảy ra thường xuyên ở các nhân viên. Công cụ quản lý quy trình làm việc sẽ liệt kê, phân loại, sắp xếp những công việc cần làm từ đó sẽ đưa ra “lời nhắc” giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách đúng hạn được giao.

Không cần training lại nhân sự

Nhân sự mới vào thường sẽ không biết nên bắt đầu công việc từ đâu, hay không hiểu công việc của họ sẽ làm gì. Thường sẽ phải đào tạo, hướng dẫn cho nhân sự mới về công việc. Giờ đây các nhà quản lý không cần tốn thời gian để training cho nhân sự mới mà qua công cụ quản lý làm việc nhân sự mới có thể tự mình hiểu rõ công việc.

Bao quát được mọi vấn đề diễn ra trong quy trình

Chuỗi công việc diễn ra liên tục, công việc này kết thúc lại đến công việc mới. Mọi thông tin về công việc như nội dung công việc, người xử lý, người kiểm tra, người xét duyệt công việc, thời gian thực hiện, các file tài liệu và các tài liệu liên quan,.. đều được lưu trữ trên hệ thống. Quản lý cũng như nhân viên sẽ bao quát được công việc đang diễn ra trong doanh nghiệp.

Nếu không có công cụ hỗ trợ quản lý khi một công việc bị bỏ sót thì nhà quản lý sẽ không phát hiện ra vấn đề nằm ở đâu để giải quyết. Công việc sẽ bị tồn đọng không giải quyết được kịp thời.

Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức 

Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức 

Công cụ, máy móc sẽ giúp con người không tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức như trước. Chỉ với vài click chuột các vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng.

Thay vì tốn quá nhiều thời gian vào công việc mà chưa giải quyết được ngay thì ngày nay vấn đề đó phần nào đã được cải thiện.

Nhiều tính năng hỗ trợ 

Một công cụ có nhiều tính năng hỗ trợ sẽ giúp giải quyết được nhiều vấn đề, giải quyết các vấn đề trực tiếp và các vấn đề phát sinh xung quanh.

Đóng góp vào các giải pháp phần mềm của doanh nghiệp FSI - doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam đem đến cho doanh nghiệp phần mềm DocEye - phần mềm quản lý công việc thông minh cho phép doanh nghiệp tiết kiệm đến 40% thời gian khai thác và truy xuất tài liệu, tiết kiệm chi phí lưu trữ, chia sẻ dữ liệu không giới hạn, bảo mật an toàn. Đồng thời nâng cao năng suất và hiệu quả quản lý công việc.

Để biết thêm thông tin về phần mềm và đăng ký dùng thử miễn phí, xem thêm: Tại đây