Thế Nào Là Phần Mềm Quản Lý Kho Hiệu Quả

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email


Để tránh tình trạng tồn kho hàng, thất thoát, nhầm lẫn số lượng,…các doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp để quản lý khoa học. Để làm được điều đó, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến sự hỗ trợ của những phần mềm quản lý kho.

Thế nào là quản lý kho? Phần mềm quản lý kho là gì?

Thế nào là quản lý kho? Phần mềm quản lý kho là gì?

Thế nào là quản lý kho?

Khái niệm kho được hiểu là nơi lưu trữ, chứa đựng và bảo quản các loại hàng hóa hay vật tư của tổ chức, doanh nghiệp, siêu thị… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.

Bên cạnh việc đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời cho khách hàng, kho hàng còn có nhiều vai trò quan trọng khác như:

•    Đảm bảo tính liên tục cho quá trình phân phối và sản xuất sản phẩm 

•    Tiết kiệm chi phí vận chuyển, sản xuất và phân phối sản phẩm

•    Đảm bảo quá trình bán hàng được diễn ra liên tục, tránh tình trạng đình trệ, khi khách muốn mua mà không có hàng. Từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp

•    Kiểm soát số lượng sản phảm xuất ra, nhập vào, sso lượng hàng tồn kho, tránh hao hụt, mất mát hàng hóa

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho. Phần mềm quản lý kho giúp kiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào đã chuyển kho,… hiệu quả. Với phần mềm này, công tác quản lý số lượng hàng, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đều được kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn. 

Các phần mềm quản lý kho được biết đến như một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vận chuyển, nhân sự và tránh thất thoát hàng hóa.

Đâu là giải pháp tối ưu nhất để quản lý kho: Excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí?

Đâu là giải pháp tối ưu nhất để quản lý kho: Excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí?

Đâu là giải pháp tối ưu nhất để quản lý kho: Excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí?

Hiện nay, các phương pháp quản lý kho truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách gần như không còn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro trong quá trình quản lý. Thay vào đó, những phần mềm quản lý kho lại đang lên ngôi và được đánh giá là giải pháp tốt nhất giúp các đơn vị kinh doanh online quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hiệu quả.

So sánh về chi phí giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Là một ứng dụng sẵn có khi cài đặt Microsoft Office, Excel là công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các công việc văn phòng như quản trị nhập dữ liệu, thống kê dữ liệu, báo cáo tài chính,… Excel sở hữu các hàm tính toán, thống kê tiện lợi, hỗ trợ được nhiều công việc quản lý khác nhau. Tuy nhiên, để sử dụng Excel, người dùng phải trả phí mua bản quyền của Microsoft Office đến 11.499.000đ. Nếu không sử dụng bản quyền, nhiều khả năng Excel của bạn sẽ bị hạn chế một số tác vụ.

Khác với công cụ Excel, tiết kiệm chi phí chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý kho. Người dùng hoàn toàn không phải trả bất kì khoản phí nào mới có thể sử dung. Mặc dù miễn phí nhưng các phần mềm quản lý kho hàng miễn phí vẫn đáp ứng được những nhu cầu cơ bản trong công tác quản lý kho như:

– Thống kê được số lượng hàng hóa hiện tại có trong kho

– Thống kê được số lượng hàng hóa nhập xuất theo ngày, tháng, năm

– Thống kê được những sản phẩm nào bán chạy nhất, mặt hàng nào còn tộn đọng nhiều để xử lý kịp thời

Tính bảo mật và kiểm soát số liệu

Excel là công cụ văn phòng khá phức tạp khi có nhiều hàm tình toán, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức tin học văn phòng tốt, sử dụng thành thạo mới có thể đáp ứng được việc kiểm soát số lượng hàng hóa khổng lồ cần quản lý trong kho. Ngoài ra, Excel còn có một nhược điểm là tính bảo mật không cao, không đáp ứng được yêu cầu bảo mật của nhiều doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho thì khác, nó giúp người dùng khắc phục được hoàn toàn những nhược điểm của Excel. Đồng thời, phần mềm quản lý kho còn là “trợ thủ” đắc lực cho phép  người dùng theo dõi và quản lý tồn kho từ xa mà không phải trực tiếp đến kho để kiểm tra.

So sánh về thời gian nhập dữ liệu

Khi sử dụng Excel để quản lý kho, người dùng cần phải nhập dữ liệu thủ công từng số liệu vào file Excel. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ nên dễ sai sót, nhầm lẫn. 

Mặt khác, quản lý bằng Excel cũng khiến người dùng phải mất thời gian để tạo bảng, nhập hết các thông tin từ tên, mô tả sản phẩm, số lượng đã bán, số lượng tồn kho, giá nhập, giá bán, … Và với các đơn vị lớn có só lượng sản phẩm lên đến hàng ngàn mặt hàng thì việc quản lý kho bằng excel dường như không còn khả thi.

Với phần mềm quản lý kho miễn phí thì mọi chuyện sẽ khác. Người dùng chỉ việc quét mã vạch, mọi thông tin sản phẩm sẽ được cập nhật lên phần mềm. Giao diện phần mềm quản lý kho đơn giản cũng hiển thị trực quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu và có độ chính xác cao hơn nhiều so với Excel.

Chức năng báo cáo kinh doanh giữa Excel và phần mềm quản lý kho

Quản lý kho bằng Excel khiến người quản lý tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc thống kê và cập nhật dữ liệu hàng ngày. Khi cần làm báo cáo, người dùng lại phải lựa chọn hàm/ cột phù hợp để tạo biểu đồ hiển thị doanh thu hay số lượng hàng tồn. Sau khi tạo biểu đồ thành công, người dùng còn phải tự thay đổi màu sắc cho dễ nhìn hơn.

Phần mềm quản lý kho sẽ giúp các nhà quản lý kho nói không việc các công tác thực hiện thủ công này. Người dùng chỉ cần vào mục Báo cáo là sẽ xem được các biểu đồ trực quan, báo cáo số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Người dùng còn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin các sản phẩm, biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào nên đầu tư kinh doanh để thu được lợi nhuận cao.

So sánh về vấn đề cập nhật số liệu

Công cụ Excel mặc dù hỗ trợ quản lý kho trên máy tính đơn giản nhưng lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục giữa các bộ phận với nhau. Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí với công nghệ đám mây sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin ngay tức thì.

Ví dụ: Khi hàng nhập thêm về kho, nhân viên kho sẽ phải nhập số liệu vào trong file Excel và thông báo với bộ phận bán hàng thì mới biết có sự thay đổi. Vì thế, việc bán hàng đôi khi sẽ không cập nhật thông tin kịp thời. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý kho thì khi có sự thay đổi, tất cả các bộ phận liên quan đều nhận được thông báo trên hệ thống.

Nếu chỉ là hộ kinh doanh nhỏ thì tốt nhất nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí nếu như phần mềm đó có đầy đủ các tính năng như một phần mềm trả phí, được cập nhật thường xuyên.

Thế nào là 1 phần mềm quản lý kho tốt?

Thế nào là 1 phần mềm quản lý kho tốt?

Thế nào là 1 phần mềm quản lý kho tốt?

Nhận biết được nhu cầu lớn từ các đơn vị, hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho. Để tìm 1 phần mềm quản lý kho miễn phí không khó, tuy nhiên, để sở hữu phần mềm quản lý kho hàng tốt, phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị mình thì người dùng cần phải lưu ý đến những tính năng mà phần mềm đó mang lại. 

Những tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý kho tốt nhất

•    Đăng ký, đăng nhập ứng dụng dễ dàng

•    Thêm sản phẩm và bán hàng với mã vạch

•    Quản lý và bán hàng theo mã SKU

•    Quản lý tồn kho theo từng biến thể, đơn vị quy đổi

•    Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp

•    Xuất kho và đẩy vận chuyển tự động

•    Báo cáo kho chi tiết

Trên đây là những chi sẻ của FSI về những lợi ích của một phần mềm quản lý kho. Hy vọng rằng đây sẽ là gợi ý giúp bạn tìm kiếm được một phần mềm quản lý kho thực sự phù hợp với đơn vị kinh doanh của mình

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

Theo dõi Facebook

Đăng Ký Nhận Tin Ngay Hôm Nay

Để nhận được những thông tin hữu ích hoàn toàn miễn phí