Với nhiều lợi ích quan trọng như: lưu trữ tài liệu dễ dàng, bảo mật thông tin an toàn, tìm kiếm thông tin nhanh chóng sau scan,… mà công việc scan giấy tờ đang ngày càng trở nên quen thuộc. Cũng vì thế, các phần mềm scan trở thành công cụ không thể thiếu của dân văn phòng ngày nay.
Như thế nào là scan tài liệu? Phần mềm scan là gì?
Như thế nào là scan tài liệu?
Scan tài liệu là công việc mà người dùng chuyển các thông tin trên giấy tờ (văn bản, hợp đồng, tài liệu,…) hay hình ảnh trên giấy thành các dữ liệu, file lưu trữ, hình ảnh,… mà có thể lưu trữ và chỉnh sửa được trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị điện tử thông minh khác. Và để làm được điều này, bên cạnh những chiếc máy scan chuyên dụng thì không thể thiếu được sự trợ giúp của phần mềm scan.
Phần mềm scan là gì?
Phần mềm scan là một ứng dụng giúp người dùng chuyển đổi những dữ liệu trên tài liệu bản cứng sang dạng dữ liệu số có thể lưu trữ trên các thiết bị thông minh hoặc trên hệ thống số. Phần mềm scan thường được tích hợp sẵn với máy scan hoặc cũng có thế tải riêng ở ngoài.
Công dụng của phần mềm scan tài liệu
Là một phần mềm hỗ trợ người dùng trong quá trình scan tài liệu, phần mềm scan nói riêng và công việc scan nói chung mang lại nhiều lợi ích chô người dùng. Trong đó có thể kế đến như:
Tiết kiệm không gian lưu trữ
Việc quản lý và lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống khiến văn phòng của bạn không chỉ ngập trong đống giấy tờ mà còn tốn kém chi phí mua kệ, giá, tủ hoặc thuê văn phòng để lưu trữ. Nhờ có phần mềm scan tài liệu mà các giấy tờ này có thể số hóa dễ dàng và lưu trữ trên hệ thống số. Qua dó giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu
Bảo mật thông tin an toàn
Sau khi sử dụng phần mềm scan, thông tin được bảo mật an toàn hơn nhờ lưu trữ trên môi trường số và có các chế độ bảo mật riêng thay vì để trên các giá kệ mà ai cũng có thể sử dụng và có thể gây thất thoát trong quá trình quản lý
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng
Thông tin sau khi scan sẽ được đẩy lên hệ thống quản lý chung. Người dùng có thể tùy ý sắp xếp các file tài liệu này để phù hợp với nhu cầu sử dụng. Thông tin tài liệu được quản lý có hệ thống và rõ ràng giúp việc tìm kiếm tài liệu nhờ đó trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Phần mềm scan bằng điện thoại
Scan bằng điện thoại dễ dàng với phần mềm CamScanner
Nhắc đến phần mềm scan bằng điện thoại thì không thể không kể đến CamScanner. Đây là ứng dụng đi tiên phong cho công nghệ scan trên điện thoại ngày nay. CamScanner đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của người dùng về xử lý và scan tài liệu, văn bản, hóa đơn,… Nó cũng là một phần mềm scan miễn phí khá phù hợp với những người chỉ có nhu cầu scan thông thường.
Tuy nhiên, với những người đòi hỏi các tính năng cao hơn như chỉnh lý và sắp xếp tài liệu thì CamScanner cũng có bản trả phí để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu này. Chi phí duy trì của phiên bản trả phí này có giá 4,99 USD/tháng – mức giá khá cao so với nhiều ứng dụng scan trên điện thoại khác. Mặc dù vậy, những tính năng tuyệt vời của phiên bản này chắc chắn sẽ không làm bạn phải thất vọng.
Phần mềm scan văn bản Adobe Scan
Adobe Scan là phần mềm scan bằng điện thoại được khá nhiều người dùng hiện nay ưa chuộng bởi thiết kế giao diện đẹp mắt, thân thiện với người dùng và tính năng scan tài liệu tối ưu.
Khả năng nhận dạng cao là ưu điểm nổi bật nhất của Adobe Scan. Phần mềm được tích hợp sẵn tính năng nhận dạng và bóc tách tự động OCR giúp đảm bảo độ chính xác của hình ảnh được scan. Ngoài ra, phần mềm này còn có khả năng tự động chuyển hai hình ảnh được scan cùng lúc vào cùng một thư mục để người dùng dễ quản lý và chia sẻ thông tin khi cần.
Phần mềm scan trên máy tính
PDFelement – phần mềm scan trên máy tính chuyên nghiệp
PDFelement là một phần mềm scan trên máy tính chuyên nghiệp. Nó sở hữu nhiều chức năng hữu dụng như: xem/chỉnh sửa nội dung văn bản, hình ảnh sau scan, chỉnh sửa và chèn thêm nhận xét, tạo chú thích, chèn chữ ký điện tử,… Mặc dù là một trình duyệt miễn phí, song đối với người dùng muốn sở hữu nhiều chức năng hơn PDFelement cũng có một phiên bản trả phí riêng. Phiên bản này cho phép người dùng trải nghiệm đầy đủ các tính năng của phần mềm này.
Phần mềm scan Advanced Scan to PDF
Sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như chỉ định kích thước trang, loại nén, điều chỉnh kích thước, vị trí của hình ảnh,.. Advanced Scan to PDF xứng đáng là phần mềm scan miễn phí tuyệt vời dành cho người dùng. Ngoài những tính năng kể trên, phần mềm này còn cho phép người dùng thêm chữ ký số và bảo vệ mật khẩu vào tài liệu đã được tạo.
Phần mềm Advanced Scan to PDF Free rất dễ sử dụng và có khả năng chuyển đổi các tệp tin, dữ liệu mang định dạng khác nhau sau dạng PDF như: bản vẽ, fax, hình ảnh PNG, JPG, BMP, GIF, TIF… Đây là tính năng mạnh mẽ giúp người dùng chủ động chuyển đổi các tài liệu hay hình ảnh cần thiết cho công việc sang dạng PDF để thực hiện thao tác quét và chỉnh sửa.
Phần mềm scan ảnh Not Another PDF Scanner 2
Nếu hai phần mềm ở trên phù hợp với việc scan tài liệu, văn bản, hóa đơn, chứng từ,… thì Not Another PDF Scanner 2 được khuyến khích sử dụng với mục đích scan hình ảnh. Đây là một phần mềm scan ảnh chuyên nghiệp, giúp người dùng lưu file quét dưới nhiều định dạng. Các định dạng được hỗ trợ có thể kể đến như: file PDF, tTIFF, JPEG, PNG. Thậm chỉ phần mềm còn cho phép điều chỉnh cả độ phân giải, độ sang và độ tương phản của hình ảnh.
Phần mềm này còn được tích hợp tính năng OCR giúp nhận dạng ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Vì thế, người dùng không chỉ quét và lưu tài liệu dưới dạng file kỹ thuật số mà còn trích xuất được nội dung hay chuyển nó sang dạng file văn bản để tiện xử lý dữ liệu. Người sử dụng cũng có thể thay đổi ngôn ngữ giao diện nhanh chóng trực tiếp từ cửa sổ chính của phần mềm.
Bên cạnh những phần mềm scan kể trên, một số công nghệ khác cũng được khuyến khích sử dụng trong quá trình scan tài liệu để nâng cao chất lượng và hiệu quả của bản gốc. Một trong số đó là công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin. Bạn có thể tham khảo một số công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin như: IONE, ABBYY,… để đảm bảo sự chính xác của dữ liệu sau scan và hỗ trợ việc tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin tài liệu bản PDF,…. hoàn thiện hơn.
